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疫情之后,混合办公模式还值得延用吗?
发布时间:2021-03-09    670浏览 办公资讯


来源:戴尔科技集团


疫情带给全世界工作模式转变的影响是显而易见的。如今,随着世界逐渐迈入后疫情时代,面对着我们将与疫情长期共存的现实,关于远程办公的讨论就将不再基于假设而是基于事实。

本篇文章中,我们讨论了混合办公模式带来的几点变化,以及我们和雇主需要如何调整以适应这一新模式。

新冠疫情大流行加速了已经出现的趋势:混合办公场景。未来的员工将更加“混合”——不断地改变地点、改变状态、改变模式。对于那些可以独立于工作场所工作的人来说,工作将不再是“二元”的(要么完全在办公室,要么完全远程)——而是在办公室、家庭、第三空间等之间的混合。

显而易见的是,我们正处在一个重大的转折点和破局时刻。

绝大多数知识工作者,例如美国83%和新加坡90%的员工,都希望至少在某些时候可以远程办公。55%的美国雇主认为,他们的大多数员工,在疫情之后会这样做。

目前,许多不同规模大小的公司均已经将这一点纳入其决策之中:推特公司允许一直“在家工作”;西门子将“工作在您想要的任何地方”理念贯彻到底;戴尔科技预计,未来他们会有约一半的员工将保持长期远程办公

混合办公的未来面貌仍然有待确定,但显而易见的是,新的办公解决方案的设计必须以新的方式进行,并且这种设计是基于团队或劳动力更加分散的假设。

混合办公的新规范

混合办公在许多方面都是一种新的途径或方式。

就像过渡到任何新的途径或方式一样,传统的习惯一开始会自然地被重现,但是随着时间的推移,会出现新的行为和工作方式。由于疫情的原因,当员工们一起转移到远程办公时,办公室的旧习惯和默认规则被虚拟地再现了——疫情初期向Zoom视频会议的大规模转移,就是办公室的类似现象(即我们必须开会,因为我们以前也一直在开会)。

随着时间的推移,这些行为会不断演变。新的会议“分类系统”将会出现,从默认的远程会议开始,接着认识到哪些类型的会议具有“面对面”的重要价值,即观念首先应是数字化的,然后再根据特定情况选择是否需要物理环境。

新的混合办公规范会将视频会议、面对面会议、办公室的作用和异步沟通的重要性更加细致的理解,从而实现标准化。

从历史上看,工作始终由办公地点来定义。从字面上看,办公室是“工作场所”,也是工作进行的地方,但是现在这种关系正在被打破。在办公室面对面交流的想法最终将被淘汰,取而代之的是对工作和所带来影响的新认知。重要的不是在何时何地工作,而是做了什么。

同样,由于“工作”和“地点”的分离,许多公司正在或将会质疑,他们为什么还要占用办公空间面积。在纽约,每个员工平均每年花在房地产上的费用是1.7万美元。甚至在日本(以办公室为中心的精神家园),富士通等一些雇主也开始长期从事远程办公,并大幅削减房地产成本。

那么“办公室”的用途就需要被定义:如果它不再是工作场所,或者至少不是主要功能,那么它的作用是什么?它扮演了一个更加微妙的角色,成为进行“面对面”协作的地方,即从与同事的简单交流到关键的创造性会议。

雇主和雇员

之间的关系不断变化

如今,关于“在家办公”会让生产率显著下降这种说法已经被证伪,雇主和雇员的利益和激励机制已得到契合,从而迎接混合办公的未来。

雇主可以推动更灵活的安排以削减房地产成本,并获得分布更广泛且多样化的人才库。员工既可以选择他们想去的地方和想要的方式工作,又可以在地理位置不受限制的情况下,享受更多的雇主选择。员工体验得到了重新定义。

工作与生活、业务与娱乐、商业与消费、工作设备和个人设备之间的界限将变得越来越模糊。人们对工作和周围技术的期望将是跨时间(工作/生活的时间)、跨地点(工作的地点)和跨设备(无论手机还是电脑)的灵活性、自主性、可转移性。

疫情使企业职能范围迅速扩展到我们自己的家中。你的IT部门担心的是你会使用哪家互联网公司的产品;HR关心的是你在空旷的卧室里的办公体验;管理人员则想要知道,你正在做些什么工作,以及如何去做的。

研究显示,远程办公之下,我们每天的工作时间平均延长了15%(原本的通勤时间现在可以用来办公),定期会议增加了25%,中断也增加了25%。微软注意到,出现了新的夜班,在下午6点至午夜之间,发送的IM比例增加了52%。结束“朝九晚五”的工作模式看起来是美好的,但如何平衡这种灵活性和永远在线的文化显然还在进行中。

混合办公的连锁反应

在混合办公的场景中,工作单位本身可能会变得更小,更分散,更异步,更自动化,更可替换,例如:

随着雇主采用更灵活、风险更低的方式来重建劳动力,按需工作和临时工作将大大增加;

下一代异步通信平台将有助于推动工作和劳动力的分配;

一些公司在疫情中期设立的人才交流会,实际上是强调了人与人之间的互换性;

从我们的工作活动中越来越多地使用协作元数据,不仅会建立分布式团队的可见性,还会引发一个问题,即数据驱动的人力资源和管理的正确水平是什么?

如果不以办公室距离远近来衡量,人才基础会扩大,并产生立竿见影的效果——从旧金山到伦敦的房地产经纪人报告对农村房屋的需求激增;“从这里开始工作”的趋势表明,国家和城市相互竞争是远程办公的最佳选择。

积极主动地处理

那些正在缓慢产生的问题

员工分布的默认假设以及对包容性的需求,造成或加剧了几个关键但正在缓慢产生的问题,企业必须主动管理。

福利是优先考虑的问题

从身体和情感健康到人体工程学和社交能力,雇主的责任远远超出了办公室的范围。

混合办公的灵活性和自主性需要与"永远在线"文化的风险取得平衡。

公司文化需要更加有意识的维护

长期管理分散更广泛的文化需要周到且积极的维护。

当面对面的交流非常重要时,建立团队的情商,彼此之间的体谅和理解,团队成员之间的软联系和弱联系。

促进协作并避免意外的偏见

复制办公室无组织的即兴协作,每个团队/员工都必须找到适合其文化的方法。

避免意外地形成“孤岛”。你可能会与少数同事进行紧密的合作,但与其他同事连见面的机会都没有。

通过新的管理规范为管理者和团队成员创造可见性(避免无意识的偏见),并实现包容性。

知识管理变得更加困难

随着团队的分裂和分散,团队和组织作为一个整体如何转移知识,需要考虑如何接纳新成员,如何建立有凝聚力的单位。

为混合办公场景设计更好

更健康的解决方案

那么,经历了这么多的变化之后,又会留下些什么呢?随着新的习惯和行为的发展和具化,这种混合的未来仍将被塑造和形式化。没有什么是一成不变的。

最重要的是,它需要一种新的方法:一个文化、流程、管理、设计和战略的转折点,以适应包容性、灵活性和分配假设,这将成为工作的新预设。

我们可以利用这一转折点,建立更好、更高效、更健康的工作方式——拥抱好的部分,尽量减少不好的部分,并将这种未来和这种新的混合办公方式,定义为积极的工作方式。


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