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业委会在履行职责时是否应遵守何种程序，何又为有效的业主大会表决形式呢？

发布时间： 2023-06-30   点击次数： 74次   来源：上海房产律师郭韧   作者：郭韧律师团队

分析解答

业委会作为业主大会的执行机构，在日常运作履行职责，尤其是做出关乎业主利益的行为时，应有符合法律规定的业主大会授权。以上海市为例，在业委会代表业主进行诉讼时，上海市高级人民法院就业委会的诉讼主体资格受否适格发布了《上海市高级人民法院关于业主委员会行政诉讼出台了主体资格问题的解答》，解答中提到：业主委员会是在物业管理区域内代表全体业主对物业实施管理的组织，是业主大会的执行机构。从其履行职责的范围看，有权代表业主与业主大会选聘的物业管理企业签订物业服务合同，有权履行业主大会赋予的其他职责。因而赋予业主委员会在特定领域代表业主并以自己的名义出面从事一定的活动，并不违反相关法规的规定。.... ...但是，在审查业主委员会的起诉材料，决定是否立案受理时，应当对以下问题严格审查：

(1)依法召开小区业主大会；

(2)提交经物业管理区域内全体业主所持投票权三分之二以上通过的业主大会决议；

(3)业主大会决议中对诉讼费用如何承担有明确决议。如业主委员会起诉时未提交上述有关材料的，人民法院应告知其限期提交。逾期不提交的，则以诉讼主体不适格不予受理。

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来源：(2009)一中民终字第16872号徐亚丁与北京市海淀区乐府家园小区业主委员会业主撤销权纠纷一案

北京某小区业委会拟启动选聘物业公司程序，向小区全体业主发出了公开信，公示将召开第二次业主大会，并于2008年6月25日将该公示张贴在小区每栋楼每个单元的公告栏处。2008年7月12日该业委会正式组织召开了书面表决方式的第二次业主大会，采取流动票箱形式，由每栋楼每个单元指定专人负责向该单元的业主入户发放《征求选聘物业公司业主意见表》，该意见表分两个组成部分，上半部分为此次选聘物业公司的具体程序及相应历时时间，下半部分为业主就“是否同意采取招投标方式启动选聘物业公司程序，委托本小区业委会依法与中标企业签定物业服务合同”事项进行投票表决并填写具体门牌号及面积。2008年10月份小区业委会开始组织回收选票，2009年1月10日小区业委会发布通知，公告第二次业主大会的选票回收工作将截止到2009年1月16日，同时第二次业主大会也将即时结束，并定于2009年1月17日上午9点30分在小区业委会办公室进行业主大会选票公开计票工作，欢迎业主参与监督。

2009年1月17日选票回收小组向计、监票小组移交全部《意见表》，该环节有移交方和接受方业主代表签字确认。随后，计、监票员在业主大会召集人、小区业委会和监事会人员的监督下完成了全部选票的统计工作，汇总统计结果由参与人员签字确认其真实性，并附有该次计票工作到场业主的签到表，其中亦有居委会主任程某到场监督。上述计票统计结果于2009年1月20日在该小区进行公告，公告期满后，本次书面征集意见表决结果正式生效。并于2009年2月14日正式形成第二次业主大会决议，确认本次参与投票户数占该小区总户数的65．67％，同意启动招聘物业公司程序的占全体业主户数的61．2％，占该小区全部地上建筑面积的60．02％，已达到法律规定的比例，决定启动选聘物业服务企业程序，委托小区业委会完成物业服务企业的选聘工作，并依法与中标企业签订物业服务合同。经业主大会授权后，小区业委会展开了物业公司的选聘工作。

后小区业主徐某认为业主大会程序违法，决议无效，业委会无权代表小区业主与物业公司签订合同为由将业委会诉至法院。

案例分析

本案的争议焦点在于乐府家园小区选聘新物业公司的程序是否合法，乐府家园业委会是否存在不当行为。对此法院认为根据乐府家园业主大会议事规则的规定，乐府家园业委会可以提议组织召开业主大会。按照《 物业管理条例》的相关规定，业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。对于选聘和解聘物业服务企业，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。乐府家园业委会决定采用书面表决方式召开第二次业主大会符合法律规定。并且，乐府家园业委会已在此次业主大会召开前15日以公告或入户送选票的方式通知了全体业主，参加投票和同意物业公司选聘程序的业主比例均达到法律规定，征求业主意见表中也对表决内容，及采取招投标方式启动选聘物业公司程序，委托乐府家园业委会依法与中标企业签订物业服务合同作了明确表述。故第二次业主大会的召开程序合法，据此形成的第二次业主大会决议及依据该决议形成的乐府家园业委会决议均符合法律规定。徐亚丁未履行投票权亦未参与计票监督的行为，应视为其自行放弃行使投票权和监督权，故在徐亚丁无其他证据证明第二次业主大会召开的程序存在违法的情况下，对于其知情权、投票权、监督权等被侵犯的理由本院不予支持。

本案中该小区业委会在取得业主大会授权时，共进行了以下几个步骤：

从该流程图中可看出，业委会已经充分的履行了通知义务，且在公开计票时也达到了业主专属面积过半，总人数过半的标准，因此本案中小区第二次业主大会程序合法，业委会得到了合法的授权。

专家提示

业委会要取得业主大会的有效授权时，程序的合规性是首先应遵守的。根据法律规定，业主大会的合规组织形式有两种，一是书面形式，二是集体讨论形式。第二种形式是大家常见的组织方式，但对于一些业主难以聚集起来参加会议的小区来说，第一种组织形式往往能推动小区管理事务的执行。但书面的会议组织形式对小区业主参与公共事务的积极性有更高的要求，稍有通知不到位，就可能出现决议无效的后果。因此业委会在采取这一种组织形式时，就更要关注程序的合规性。

处理锦囊

业委会在召开业主大会时，只要满足《物业管理条例》第十二条及十四条的规定，就可以认为其在程序上符合规定了，尤其是召开书面谈论的业主大会时，其程序问题更要关注。为防止业主在对业主大会召开的程序问题提出质疑，业委会应做好工作记录，保存好通知的证据。

关联法条

《物业管理条例》

第十二条业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但是，应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。

业主可以委托代理人参加业主大会会议。

业主大会决定本条例第十一条第（五）项和第（六）项规定的事项，应当经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主同意；决定本条例第十一条规定的其他事项，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。

业主大会或者业主委员会的决定，对业主具有约束力。

业主大会或者业主委员会作出的决定侵害业主合法权益的，受侵害的业主可以请求人民法院予以撤销。

第十三条业主大会会议分为定期会议和临时会议。

业主大会定期会议应当按照业主大会议事规则的规定召开。经20%以上的业主提议，业主委员会应当组织召开业主大会临时会议。

第十四条召开业主大会会议，应当于会议召开15日以前通知全体业主。

住宅小区的业主大会会议，应当同时告知相关的居民委员会。

业主委员会应当做好业主大会会议记录。