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打造成功的“混合办公场所”，请关注以下6大要素

发布时间： 2022-04-07   点击次数： 270次   来源：上海写字楼网   作者：仲量联行JLL

提供健康和福祉服务已成为让员工保持最佳状态的关键。根据仲量联行发布的2021年《全球焕活办公场所》报告，员工们越来越渴望拥有能保障身心健康和满足社交需求的办公场所；雇主应该认真倾听员工的期待，打造能够焕发员工活力的办公场所。

这是一项巨大挑战，每个组织都需要定制化的策略方案。仲量联行认为，混合办公及其对办公室的影响是一个复杂概念，但随着企业接受让员工灵活选择办公地点，其中的复杂性正被逐步解开。通过对大量全球性和地区性企业或组织（包括金融机构和投资银行、科技巨头、专业服务公司、生命科学公司和律师事务所）的调研，仲量联行提出了“成功打造混合办公场所的六大要素”。

要素一

业务战略

在新冠疫情早期，社交媒体公司Twitter就大胆地宣布了“永久允许员工选择办公场所”的战略。诚然，这样的业务战略会影响企业的不动产策略，但没有业务战略作指导会导致更糟糕的后果。洞察业务战略能够帮助企业不动产团队明确自身的战略和路线图，考虑办公场所转型的企业应首先确保办公场所策略与整体业务战略的一致性，为转型奠定基础。

在仲量联行的调研中，许多跨国企业计划将办公空间的面积降低30%-70%，并正致力于通过混合办公策略提高工作的灵活性，满足员工在生理、心理和社交的需求。许多没有设定具体目标的企业也在通过引入新的工作场所生态系统等方式优化办公场所组合、实现灵活办公。比如一些律师事务所正在缩小总部的规模，并在更靠近员工和客户的地方建立多个“卫星办公室”。

业务战略因素对混合办公场所的影响，主要涉及办公室设计、企业不动产组合、办公室给员工的体验、办公桌共享的比例、办公室可容纳员工人数、设施管理等方面。

仲量联行认为，通过将企业不动产策略向业务战略对齐，企业更有可能顺利向混合办公模式转型。

驱动因素：下图反映了企业的业务战略与对应的办公场所策略。图表左侧的业务战略从上方的“效率”开始，一直到下方的“转型”，分别展示对应采取的办公场所策略，并且皆以“可持续发展”做为终极目标。同时，具体哪些策略能够应用、及应用的优先级，也受到所处行业、细分市场、地域、文化和疫情的影响。

要素二

员工画像

常驻员工与远程办公员工

企业在制定员工混合办公模式的指导方针时，需要将把办公室作为主要工作地点的“常驻员工”与偶尔来办公室办公的“远程办公员工”分开考虑。新冠疫情以来，企业应重视远程办公员工群体的健康、安全和福祉，确保他们在灵活选择办公场所时能同样受到企业的关怀。

案例研究

仲量联行与一家全球性银行合作，在案例研究中，银行出于保密需求，将呼叫中心员工从居家办公改为办公室办公。这对于与呼叫中心员工在同一楼层工作的其他团队来说，需要提高办公桌共享比例。

随着对呼叫中心团队的现场办公需求有了更深入的了解，我们采取了措施来增强他们的办公室体验：包括对有限的工作空间进行重新设计，提供了比其他团队同事更多、更私密、噪音更小的工位，并相应缩小了协作及会议空间，因为呼叫中心团队对协作需求较小。

办公室设计、设施选择和管理、办公室体验、团队的位置安排、办公桌共享的比例，均应将员工需要在办公室办公的频率考虑在内。

研究发现，并非“每个人都可以远程办公”，有员工因个人偏好、业务需要或是被公司政策要求等，必须在办公室办公。这些常驻员工正在寻求与那些保持远程状态的员工不同的工作体验，他们希望企业更加关注安全、设施、服务和使用者体验。远程办公的员工寻求的则是更完善的服务和虚拟化体验支持。

要素三

员工需求

贡献者和协作者

第三个要素是指扮演“贡献者”角色的员工与扮演“协作者”角色的员工之间的平衡。贡献者通常指呼叫中心、财务和运营员工，因为他们通常较少进行团队协作，主要是单独处理业务。协作者通常指项目团队、营销和销售人员，因为他们会花费大量时间进行正式和非正式的跨部门协作。了解这些角色以及协作方式，可以帮助确定所需的空间，确保办公室内的空间不断被激活。

案例研究

仲量联行与一家全球金融组织合作，帮助其了解不同工种/团队的员工需求，以形成合适的设计要求。在某些团队的楼层，设置了 “团队作战室”（用于战略制定和解决问题的大型会议室）、小型会议室、“快速迭代室”（用于快速和有目的的协作会议室）和协作空间（半开放的用于自发的团队合作空间），这显著改变了办公场所的空间布局、共享比例和整体设计方向。

研究发现，贡献者主要在办公桌上独自工作，需要相应的科技设备套件支持，但对协作和团队空间的依赖较少，协作者则会被团队空间、创意和突破性环境所吸引。我们还了解到，当策划员工活动时，不仅要了解团队结构，还要关注不同员工的需求，尤其是因为业务需求不能离开岗位的“贡献者”型员工，往往参与不了全天性质的团队活动。

办公室设计、设施、体验，内部的团队安排，功能区的布局、配置及工作流程，都应将员工的工作性质，即属于“贡献者”还是“协作者”考虑在内。

下图的模型显示了办公空间与员工需求的相关性。例如，项目团队中必须现场办公的员工需要的是更多的团队空间，以便与同事进行线下和线上的协作。同样，企业需要支持远程办公的“贡献者”，确保他们在家中有办公的基础条件和符合人体工程学的设施，以便安全有效地开展工作。

需要明确的是，当远程办公的员工出于协作目的来到办公室时（如参加某个特定的会议），在开会之外的时间里，他们也需要合适的空间供他们处理其他工作。同时，当遭遇任务瓶颈时，他们也会需要更多的共创空间来解决问题。

要素四

团队合作

仲量联行对10个国家的2000名上班族进行的一项调查显示，四分之三的上班族希望选择自己的工作节奏。然而事实证明，当员工按照自己的偏好来办公室时，却发现他们的同事和领导未必做了同样的选择，导致来办公室工作的效果打了折扣。团队需要对日程进行沟通协调，提高团队在办公场所的工作效率。

案例研究

一家跨国投资银行通过提高办公桌的共享率，让基于团队的时间表取代了个人时间表，以改善团队协作。然而，这种转变给办公室带来了压力，因为企业几乎所有员工都有每周多天在办公室工作的需求。

仲量联行的解决方案是围绕团队的每日需求和基于团队的时间表来调整办公场所的“团队间邻里”关系（如哪些团队必须同一天在办公室内办公，最好还能坐在附近，方便工作交流）。这是在团队间找到绩效、平衡与和谐的关键。

团队合作因素将影响到办公室的设施、体验，办公桌的共享比例、团队位置安排，以及企业的空间预约系统。

研究发现，那些试图提高办公室员工密度的企业正面临着团队集中于一周中的某几天来办公室的压力，而通过协调一周内的团队时间表来灵活调整团队的邻接关系，是释放全部办公室空间潜力的关键。

要素五

办公场所体验

办公场所体验比以往任何时候都更加受到关注。为了促进员工来办公室的意愿，并提升员工绩效、满足社交需求，企业必须对出色的办公场所体验有一个清晰的愿景。

企业首先必须了解当前的员工体验，厘清哪些类型的活动、举措和行动最受员工期待，以及需要哪些类型的空间、服务和科技来支持这一点，以确定如何管理新办公场所及其各种环境。

办公室设计、新员工入职体验、办公室设施管理均应考虑到办公室体验的因素。

案例研究

仲量联行与一家跨国科技公司合作，在其亚太区业务中制定了融入健康福祉考量的办公室体验策略，目的是为现场和远程办公的员工创造相似的体验。

该公司让每个国家的员工都参与了计划制定，尔后将计划推广到整个亚太地区，惠及19000多人。该公司招聘了一名亚太区的办公场所体验经理来监督和支持计划的执行。

研究对员工基本情况、个别需求和团队运营需求进行了详细了解，得出了个人和团队层面对办公室体验的期待因素包含了：吸引员工到办公室的要素、振奋人心的办公空间、团队凝聚力、健康与福祉、帮助提高工作效率、加快响应速度。

要素六

科技

科技和数字服务是混合办公的强大支持，它们使数百万人在疫情期间能够远程高效工作，并创造与线下办公室体验类似的虚拟体验。在实施科技手段前，企业应制定清晰的业务战略，了解其员工的需求，让科技不仅可以与办公场所策略相辅相成，还可以支持向混合办公模式的转变。

科技将影响办公场所的体验，包括员工在整个办公场所的移动方式。企业选择的科技手段将成为办公场所的延伸，起到增强办公室文化、促进协作和生产力的作用。

科技对办公室设计、设施、体验和空间的激活利用都会产生重要影响。

案例研究

仲量联行帮助一家律师事务所进行了需求分析并绘制了体验路径，深入研究了混合办公对律所的意义，对员工体验进行了可视化展现，并对办公室中的体验接触点和相关要求加以明确。这有助于企业将大量的应用程序功能优先集成到初期的解决方案中。

研究表明，从用户体验着手探究科技实现手段至关重要。首先要确定端到端的流程和体验，使科技与流程、员工需求保持一致。

下图展示了仲量联行为客户开发的体验路径图示例，用于帮助确定办公室预订应用程序需包含哪些功能。

以上六大要素能够帮助企业了解如何打造混合办公场所，下图是确定企业需求并打造混合办公场所的建议步骤。企业应寻找能够满足自身员工特定需求的混合办公策略，确保员工和团队在办公室发挥应有的绩效。仲量联行认为，混合办公模式打造没有一个确定之法，“以人为本”地了解员工需求，可以帮助制定正确的混合办公策略，让办公场所的设计与员工及团队的需求保持一致。

打造能够焕发员工活力的办公场所是项巨大挑战，每个组织都需要定制化的策略方案。如果您的企业也正计划向混合办公转型，请点击链接定制咨询建议。

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